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Fase de “Preparação”, Estabeleça o Propósito



A Fase de Preparação é onde acontece a organização do projeto, momento de entendimento sobre a mudança e de planejamento das atividades. De reconhecimento da Organização e dos recursos que farão parte do projeto, direta ou indiretamente.

Fase de pensar, planejar e apresentar a Proposta de Trabalho que se materializa no produto Plano de Trabalho GMO.

O Plano de Trabalho de Gestão de Mudanças Organizacionais é o direcionador dos conceitos e aceleradores.

É um documento construído com base nos produtos, escopo de atuação de Gestão de Mudanças Organizacionais, assim como suas premissas e definições de estratégias.

É tipicamente entregue na fase de preparação, na qual são realizados diagnósticos do impacto do projeto na organização, conferindo:

  • Características da mudança e atributos organizacionais;
  • Diretrizes advindas da alta administração e das lideranças do projeto;
  • Cultura, estrutura organizacional e suas relações;
  • Modelos de comunicação, informação e tecnologia da informação;
  • Necessidades e objetivos da mudança;
  • Impactos que a mudança gerará na organização; 
  • “Timing” e velocidade a ser impressa aos processos de mudança;
  • Necessidades de capacitação de pessoas disponíveis e recursos necessários;
  • Escopo do projeto e cronograma.

Clique na imagem, para ampliá-la.


No decorrer do projeto, esse produto é detalhado em planos específicos para a gestão da Comunicação e Mobilização, Mapeamento e Análise dos Impactos Organizacionais e Capacitação.

O Plano de Trabalho é composto de atividades correspondentes aos processos a seguir:
  • Formar parceria com patrocinador e gerentes do projeto;
  • Formar equipe de GMO;
  • Elaborar diagnósticos;
  • Planejar trabalho de GMO;
  • Capacitar equipe de GMO e do Projeto em Gestão de Mudanças Organizacionais;
  • Facilitar workshop para construção da Visão da mudança;
  • Facilitar workshop para escolha do usuário-chave.

Todos os processos apresentados acima são importantes para um bom início de planejamento do trabalho de GMO, porém destacamos dois que são essenciais e apresentamos o desdobramento para vocês.

O primeiro é a formação de parceria com o Patrocinador e Gerentes do Projeto. Esse processo norteará as atividades e ações de GMO e possivelmente ganhará a devida importância e peso que necessitamos. 

O desdobramento de atividades são:
  • Apresentar o trabalho de Glico envolvido antes do início do projeto;
  • Alinhar o escopo a ser realizado pela equipe de GMO. Importante também que a equipe de GMO levante os atributos organizacionais x características da mudança;
  • Nivelar expectativas: com base nas informações levantadas, consolidá-las e inserir na apresentação de GMO. Por meio de reuniões, alinhar o escopo a ser realizado;
  • Validar papéis e responsabilidades de GMO;
  • Obter patrocínio para inclusão das atividades de GMO no cronograma de trabalho do projeto.

Clique na imagem, para ampliá-la.





CRIANDO A VISÃO DA MUDANÇA


O outro processo que trará resultados positivos é a construção da Visão da Mudança, o que remete ao título do conteúdo deste BLOG, “Estabeleça o Propósito”. Essas são atividades para alcançarmos o modelo individual e buscarmos o engajamento dos envolvidos na mudança:

Conscientização da Mudança;
Construção da Visão da Mudança;
Formação da Rede de Patrocínio.

Todo processo de mudança envolve pessoas e alguma resistência, por isso é preciso sensibilizá-las e movimentá-las em direção aos objetivos da Organização. Mas uma pessoa, isoladamente, não consegue engajar todas as pessoas de uma Organização, vencer todas as resistências, gerar resultados no curto prazo e gerenciar outras iniciativas. É necessário reunir um grupo com poder suficiente para liderar e patrocinar este processo.
Para que a gestão da mudança seja eficiente, é fundamental que as pessoas conheçam o cenário futuro, ou seja, a liderança precisa esclarecer como o futuro será diferente do presente.
Sendo assim, é necessário garantir que o máximo de pessoas possível, compreenda e aceite a visão de mudança.

Para apresentar e esclarecer o cenário futuro aos colaboradores, é importante que o patrocinador e demais lideranças definam as questões abaixo:


Clique na imagem, para ampliá-la.



É como gerar o “Cartão de Visitas” da mudança para toda a organização. Vídeos e apresentações poderão surgir deste trabalho para então apresentar continuamente à mudança a organização.




                                    VISÃO DA MUDANÇA




No próximo conteúdo, continuaremos na fase de Preparação e falaremos sobre o Mapeamento de Stakeholders.

E lembrem de deixar o seu comentário!

Até breve!

     *Conteúdo produzido por Beatriz Stein, Carolina Darco e Vanusa Barbosa.







6 comentários:

Jorge Bassalo disse...

Conteúdo de relevância. Parabéns a Vanusa e equipe de consultores que trabalharam na geração do post.

Carolina D'arco disse...

Definir o propósito da mudança e os meios para torná-la real, bem como comunica-los, é essencial para o êxito.
Aproveitando o fim de ano e traçando um paralelo com nossa vida pessoal, é a mesma coisa ao definirmos nossas metas e propósitos para o novo ano. Quando refletimos sobre o que queremos e organizamos o que devemos fazer, as chances de sucesso são mto maiores.

Anônimo disse...

Outro aspecto muito importante da Fase de Preparação é que neste período começam a ser quebradas as primeiras barreiras de resistência às mudanças, iniciando pela própria equipe do projeto.

Viviane de Luca

Cláudius Jordão disse...

Iniciar pelo "propósito" é fundamental, pois sem ele não é possível estabelecer a a base para a mudança.

Angela Caruso disse...

Estabelecer o propósito da mudança e mobilizar todos os stakeholders para este propósito é a chave para uma transformação bem sucedida.

Travis Smith disse...


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